Bezpieczne Przechowywanie Dokumentów

Głównym celem usług związanych z zarządzaniem dokumentami ( tzw. logistyką dokumentów) oferowanych przez Rhenus Data jest redukcja Państwa kosztów przy jednoczesnym osiągnięciu oczekiwanej funkcjonalności w zakresie dostępu do zeskładowanych archiwów. Nasze nowoczesne rozwiązania, bazują na zebranym bogatym doświadczeniu we współpracy z setkami klientów w Polsce i na świecie.

Oferowany system fizycznej archiwizacji (składowania, przechowywania) dokumentów, spełnia wszystkie warunki wynikające z najlepszych praktyk w tej branży:

• zapewnia szybki i wygodny dostęp do każdego przechowywanego dokumentu przy zastosowaniu bezpiecznych i bezbłędnych technik wyszukiwania i dostawy (oryginał, faks lub bezpieczna postać elektroniczna e-mail)
• zmniejsza koszty działania związane z przechowywaniem, wyszukiwaniem i udostępnianiem dokumentów papierowych oraz zwiększa poziom ich dostępności
• umożliwia zarządzanie przekazanym zasobem jak i bieżące kontrolowanie stanu i statusu jednostek aktowych, przy czym oba procesy są równie skuteczne jak przy rozwiązaniu własnym
• zachowane są w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w związku z wykonywaniem usług a ich gwarancją jest pisemne zobowiązanie do zachowania poufności
• redukuje koszty stałe i eliminuje konieczność posiadania i utrzymania osobnej powierzchni biurowej lub magazynowej do składowania akt jak i koszty odpowiedniego ich wyposażenia, zabezpieczenia oraz koszty osobowe związane z zatrudnieniem wykwalifikowanej kadry
• skutecznie zabezpiecza dokumenty przed szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi oraz niepożądanym dostępem przy zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań technicznych i organizacyjnych (m.in. kontrola dostępu, ochrona ppoż, zabezpieczenia antywłamaniowe) umożliwia sprawowanie czynności kontrolnych organom posiadającym takie uprawnienia
• Usługodawca zatrudnia wykwalifikowanych archiwistów oraz posiada własny wypracowany i sprawdzony know-how w zakresie projektów związanych z zarządzaniem obiegiem dokumentów oraz prowadzeniem składnicy akt
• Spółka jako jedyna w Polsce w branży składowania dokumentów ma wdrożony i certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji oparty na normie ISO 27001:2005, który skutecznie zwiększa poziom bezpieczeństwa fizycznego dokumentów oraz ograniczyć ryzyko ich zgubienia, kradzieży oraz zniszczenia na skutek nieszczęśliwych wypadków

zamieniasz koszty stałe na zmienne i redukujesz je przynajmniej o 30%, gdyż wyeliminujesz konieczność posiadania i utrzymania osobnej powierzchni biurowej lub magazynowej do składowania akt, jak i koszty odpowiedniego ich wyposażenia i zabezpieczenia

podnosisz sprawność organizacyjną, a przez to i wartość swojego przedsiębiorstwa, dzięki dostępowi do ogromnej i ciągle rozwijającej się wiedzy i doświadczenia w zakresie zarządzania dokumentami. Korzyści te czerpią setki klientów, którzy zaufali systemowi Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o. i przekazali spółkom z naszej grupy w całej Europie ponad 1500 kilometrów swoich akt

uniezależniasz się od konkretnej osoby obsługującej archiwum w Twojej firmie, która dotychczas jako jedyna znała ułożenie i zawartość przechowywanego zasobu lub posiadała do niego dostęp, co w czasie choroby, urlopu lub odejścia pracownika stwarza poważne zagrożenie dla płynnego funkcjonowania całej firmy

uzyskujesz wyższy poziom efektywności w zarządzaniu własnymi archiwami poprzez wygodny, szybki i tani dostęp do bezpiecznie zeskładowanych i uporządkowanych danych, zarządzanych przez zespół wykwalifikowanych pracowników firmy zewnętrznej, pracujących dla Twojej satysfakcji

otrzymujesz obsługę z "jednej ręki" w całej Polsce, a także w innych krajach, gdyż grupa RHENUS posiada sieć funkcjonujących Archiwów, w skład której wchodzi 11 lokalizacji: Warszawa, Budapeszt, Praga, Berlin, Drezno, Hamburg, Hanower, Dortmund, Frankfurt, Stuttgart i Monachium. Dodatkowo zyskujesz kompetentnego partnera w zakresie dodatkowych usług takich jak: skanowanie dokumentacji i osuszanie zamokniętych dokumentów

zwiększasz produktywność na zatrudnionego pracownika, gdyż nie tworzysz dodatkowych etatów w administracji, względnie odciążasz pracowników już pracujących, których odpowiedzialnością było