Archiwizacja dokumentów

Aby zachować bezpieczeństwo i przejrzystość dokumentacji, należy ją systematycznie porządkować i ewidencjonować. Rhenus Data Office Polska zajmuje się kompleksowym opracowaniem (porządkowaniem) wszelkiej dokumentacji kategorii niearchiwalnej B (B50-B5, BE, Bc, dokumentacji technicznej, opracowaniem akt osobowych), a także materiałów archiwalnych kategorii A. Prace wykonywane są z należytą starannością zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Po wykonaniu archiwizacji zyskujecie Państwo uporządkowaną dokumentację z pełną ewidencją w formie papierowej jak również w formie elektronicznej. Akta są zabezpieczone w odpowiednio przystosowanych pudełkach archiwizacyjnych i profesjonalnie oznaczone, a nasi specjaliści przeprowadzają szkolenia, dzięki któremu korzystanie z archiwum staje się sprawne i efektywne.

Procedura archiwizacji

Etapy związane z porządkowaniem akt:

• zakwalifikowanie akt do odpowiedniej kategorii A, B,
• opracowanie dokumentacji poprzez przyporządkowanie do określonej grupy rzeczowej,
• uformowanie chronologiczne, tematyczne poszczególnych jednostek (segregatorów, pudeł, teczek, itp.)
• oznaczenie teczek przez umieszczenie na wierzchniej stronie:
  • nazwy instytucji i komórki, w której akta powstały,
  • znaku i tytułu akt według wykazu, względnie odtworzenie tytułu teczek zgodnie z jej zawartością aktową,
  • przy aktach kat. B również terminu ich przechowywania,
• spakowanie do pudeł archiwizacyjnych typu JET lub JUMBO mieszczących odpowiednio na 6 lub 12 segregatorów
• sporządzenie ewidencji akt w formie papierowej i elektronicznej,
• wydzielenie (brakowanie) kat. B, których okres przechowywania już minął,
• opracowanie akt osobowych,
• rozlokowanie i nadanie topografii miejsca uporządkowanej dokumentacji w archiwum klienta lub przejęcie do Archiwum Rhenus Data Office Polska,
• przekazanie uporządkowanego archiwum wyznaczonemu pracownikowi klienta oraz przekazanie informacji o sposobie korzystania z uporządkowanych akt,
• po zakończeniu archiwizacji i wydzieleniu akt do brakowania wykonujemy usługę niszczenia akt wybrakowanych

Korzyści jakie daje archiwizacja dokumentów

Wygoda i komfort korzystania z archiwum zakładowego

Państwa pracownicy nie tracą niepotrzebnie czasu na zastanawianie się, gdzie znajduje się jakiś dokument, gdyż uporządkowane i zewidencjonowane dokumenty są łatwe w odnalezieniu. Korzystanie z archiwum będzie od tego momentu przyjemnością.

Oszczędność miejsca

W wyniku archiwizacji, dokumentacja zajmuje mniej miejsca na półkach przez co zyskujecie Państwo estetyczny wygląd pomieszczeń i wolną przestrzeń w archiwum.

Bezpieczeństwo

Uporządkowane dokumenty dają pełną kontrolę nad obiegiem informacji w Państwa zakładzie pracy.